Tugas 2 - Konsultasi dan Analisa Bisnis pada Proyek Teknologi Informasi

Oleh:
Adhika ID Pratomo, 5210100012
Farah Dita Rosendy, 5210100070
MPTI Kelas A

Banyak perusahaan sadar akan butuhnya SI/TI dari mulai sebagai hanya supporting tool hingga aplikasi strategis. Sistem ataupun teknologi, membutuhkan pengeluaran yang disebut sebagai investasi SI/TI. Namanya investasi, jelas butuh tujuan yang jelas dan perencanaan yang matang agar investasi tersebut menguntungkan.

Praktisi SI/TI yang sudah berpengalaman pada berbagai implementasi menyadari kegagalan proyek SI/TI adalah perencanaan yang kurang matang, penentuan lingkup (scope) proyek yang kurang tepat, dan penggalian kebutuhan/masalah yang kurang mendalam. Sehingga dibutuhkanlah tenaga yang sengaja dibayar untuk keahlian menganalisa sistem hingga proses bisnis perusahaan. Tenaga tersebut disebut analis bisnis dan konsultan.

Analisa Bisnis dan Konsultasi ini bisa dilakukan sebagai proyek tersendiri dan tergabung pada proyek sampai implementasi. Karena pada dasarnya konsultasi sebagai proyek hanya sampai tahap desain saja. Satuan tim Konsultasi dan Analisa Bisnis (biasanya sebuah perusahaan) diisi orang-orang yang berpengalaman dan berwawasan luas pada implementasi agar perencanaan yang akurat dalam desain sebagai hasil akhir dari proyek konsultasi. Lebih rinci lagi mengapa tim konsultasi dan analisa bisnis butuh orang-orang berpengalaman dan berwawasan luas karena:

Memperhitungkan dana dan harga proyek hingga implementasinya. Pada berbagai proyek SI/TI, terutama software, pengerjaannya fleksibel terkait waktu, pemberdayaan manusia, dan ruang lingkup. Sehingga analis bisnis perlu membuat laporan kepada konsultan benar-benar akurat tentang kebutuhan dan permasalahan perusahaan. Pastikan tujuan proyek sejalan dengan ekspektasi pelanggan. Pada dasarnya, tidak ada yang baku pada sebuah proyek konsultasi.

Pada intinya, proyek konsultasi dan analisis bisnis yang biasanya mengacu pada sebuah proyek sesungguhnya, sebagai pihak internal ataupun eksternal. Karena pada dasarnya setiap proyek yang masuk tahap konstruksi hingga implementasi membutuhkan analisa bisnis, konsultasi perencanaan, desain implementasi, dan bahkan operasi outsourcing dan negosiasi investasi.

Sebagai contoh sebuah perusahaan penyedia jasa telekomunikasi ingin memiliki sebuah network management system (NMS). Padahal selama ini perusahaan tersebut sudah memiliki infrastruktur jaringan yang memadai. Secara kasat mata, penggunanya hanyalah Divisi Network . Namun, konsultan dengan kemampuan analisa bisnis juga melihat stakeholder lainnya, yaitu Divisi Teknologi Informasi, Divisi Multimedia, dan Divisi Billing. Mengapa?

• Divisi Teknologi Informasi adalah stakeholder yang bertanggung jawab atas aplikasi-aplikasi internal, sistem terintegrasi, database perusahaan, hingga kebijakan dan tata kelola teknologi informasi (IT Policy & Governance). Analis bisnis perlu mengetahui lalu lintas jaringan yang dilalui pada komunikasi paket aplikasi. Selain itu, konsultan juga dapat memberikan beberapa saran untuk efisiensi pengaturan aplikasi terhadap jaringan.
• Divisi Multimedia adalah stakeholder yang dianggap muara layanan multimedia bagi pelanggannya. Analis bisnis perlu menggali kebutuhan bisnis multimedia yang diakses melalui jaringan dari pelanggan. Konsultan melihat potensi proses bisnis yang lebih sederhana di multimedia agar biaya untuk layanan multimedia dapat lebih murah.
• Divisi Billing adalah stakeholder yang menghitung penagihan pelanggan dari transaksi-transaksi yang diantaranya melewati jaringan. Analis bisnis perlu mengetahui informasi apa saja yang dibutuhkan Divisi Billing dari lalu lintas jaringan. Konsultan dapat menyarankan beberapa aplikasi lain untuk billing terkait jaringan.

Pada stakeholder utama, yaitu Divisi Jaringan, tergali kebutuhan strategis agar terdapat Network Monitoring Center di kantornya dimana operatornya outsource saja. Untuk itu, langkah manajemen proyek konsultasi dan analisa bisnis di perusahaan telekomunikasi tersebut meliputi:

• Workshop kebutuhan (requirements workshop), ini hanyalah salah satu jalan untuk mendapatkan kejelasan apa yang sebenarnya stakeholder inginkan. Apalagi sistem yang diminta bukanlah hal yang baru, tinggal menyesuaikan dengan kebutuhan tersendiri perusahaan. Pada workshop ini diundang para stakeholder untuk saling presentasi dan memberikan masukan. Konsultan (pada workshop sering disebut fasilitator) mempresentasikan NMS yang pernah Ia desain bagi perusahaan lain. Stakeholder yang menyimak memberikan feedback berupa perbedaan dari NMS tersebut dengan apa yang diharapkan di perusahaan telekomunikasi tesebut. Konsultan dari hasil workshop ini bisa menentukan stakeholder lain yang belum terangkul dan lingkup pada proyek ini.
• Analisa bisnis, setelah mengetahui proyek seperti apa yang diharapkan. Analis bisnis dan konsultan mempelajari struktur kewenangan dan pengelolaan, infrastruktur yang sudah ada, dan bentuk koordinasi dengan fungsi lain di perusahaan. Termasuk visi dan misi investasi teknologi informasi yang dicanangkan.
• Desain implementasi, mungkin tahap ini bisa dilakukan berulang-ulang karena revisi. Hasil akhir dari proyek konsultasi dan analisa bisnis memang tidak sampai dengan implementasinya. Desain yang diberikan hanya sekedar petunjuk pelaksanaan proyek, desain sistem, dan manajemen proyek yang telah disesuaikan. Termasuk permintaan atas pembangunan Network Monitoring Center dan strategi pemberdayaan tenaga outsource. Seperti dicontohkan, awalnya tenaga outsource hanya 20% dengan pekerja asli perusahaan, lalu menjadi 50%, dan hingga akhirnya 90%. Strategi bertahap tersebut dimaksudkan agar manajemen tetap fokus pada improvement dulu, setelah itu baru fokus pada efisiensi.

Proyek tipe Konsultasi dan Penanganan Analisa Bisnis tidak mempunyai baku dalam pelaksanaannya. Namun, yang jelas proyek tipe ini hanya sampai dengan tahap desain, tidak berkutat pada implementasinya. Untuk itu, pekerjaan proyek ini memerlukan tenaga-tenaga yang berpengalaman pada implementasi sebagai dasar perencanaan pada analisa. Disiplin pengetahuan yang perlu diterapkan pada proyek ini sangat beragam dan sangat mahal jika mampu membuka peluang-peluang baru.


Bibliography:

Cadle, J., & Yeates, D. (2008). Project Management for Information Systems. Harlow: Pearson Education Ltd.

Hallows, J. (2005). Information System Project Management. Saranac Lake: AMACOM.

Wikipedia. (2012, February 7). Information technology consulting - Wikipedia, the free encyclopedia. Retrieved February 21, 2012, from Wikipedia, the free encyclopedia: http://en.wikipedia.org/wiki/Information_technology_consulting

Tugas 1 - Project Concept & Management

By Adhika ID Pratomo, 5210100012
IS/IT Project Management class A

Have you ever in a committee or a team? You have some responsibility there for a goal. But you just involved until your goal achieved. So, you’re in a project. After a project done, you can’t get back in a phase for any reason. You may fix your mistake in another chance. Now, we just get a characteristic of Project, a creation or even re-creation of something we want to create with a parameter of responsibility termination. We can assume it as the definition of project.

So, is project different with operation? Management expert will say “Yes!”. Operation isn’t scheme that run-once-and-done like project. Operation has a repetition with any incremental variable value as the parameter. Different with project, for a result you want to achieve, you have to design, or you can re-design a scheme logically.

How do we make a well-planned scheme? How to make the scheme well-run in many aspects? For example, I’m now in information system majors. I got many lecture materials that will be important in my career later if I manage a project. So, there’s a discipline called Project Management, managing all aspect related that we call as Resources to solve a problem or accomplish a demand, like time, people, money, machine, etc.

Project Management experts realized that many complications of project management for a qualified product is just three. The 3 constraint are:

• Schedule, competition in marketing is about who can get in to the market faster. When you lose it, the pioneer right now has plan another product that will substitute their product before. In cost view, more time elapsed means more money we spend. Fast production not always guarantees customer satisfaction when you don’t concern about quality event values. In some case, marketing division can determine moments will use as schedule of product release based on customer behavior observed.
• Cost, one reason a product will faster accepted in the market is the price. Cheap or expensive price you offer is based on market you target. For example, cheap product for high-class customer will raises their doubts about your product. Simplest strategies in pricing is just set it cheapest you can without make you deficit and lose from competitor, you need any strategy in another aspects those make cost.
• Scope, this applied in many aspects like marketing targets, production methods, human capital management, etc. You have to specify which focus you will use in each aspects you identified. You can’t covered it all, determined the best focus you can use for result/case/problem/demand you face.

In each constraint above need strategies to face them. After we realize why we need any strategies, let we know some simple way to arrange a strategy.

1. Analyzing the Environment. Most popular tool to do this step is SWOT—Strength, Weakness, Opportunities, and Threats. There is other tool for more specified environment analysis covers PESTEL—Political, Economic, Socio-cultural, Technology, Environment, and Legal.
2. Planning the Direction. Before you design your strategy, your organization must have a value or vision. In strategy building after, it was the indirect requirements in project strategy goals.
3. Planning the Strategy. After you have much reason to achieve something, describe it as a condition will be happened after. Remember, project have to have a parameter for termination, is it a results or goals.
4. Implementing the Strategy. Just remember to monitor and control the strategy implementation.

So now, who is the main actor of project management? What role he/she play? We can call them as Project Manager. Many roles he/she play in one time. But, many project management experts said that it’s NOT TRUE for project manager come from related technical background. As the Team Leader, so their soft-skill of teamwork and leadership are important. Based on project management strategy characteristic, analysis skill will affect creation of solution, so it means project manager would be someone broad-minded and open-minded.

Bibliography:

Cadle, J., & Yeates, D. (2008). Project Management for Information Systems. Harlow: Pearson Education Ltd.

Hallows, J. (2005). Information System Project Management. Saranac Lake: AMACOM.